BLOGPOST
De 6 grootste uitdagingen voor facturatie in de verhuur- en leasingsector
Balans tussen inzet en opbrengst.
Facturatie en debiteurenbeheer houdt voor veel ondernemingen dezelfde elementen in – een correcte balans tussen inzet en opbrengst. Wat het opstellen van een juiste strategie bemoeilijkt, is dat elke sector uiteraard ook zijn specifieke uitdagingen heeft.
Vanuit onze expertise zien wij 6 grote uitdagingen voor verhuur- en leasingbedrijven in 2026.
- Complexe facturatiestructuren
- Veranderende wetgeving
- Integraties tussen systemen
- Waterdicht debiteurenbeheer
- Automatisering vs. flexibiliteit
- Klanten gepast begeleiden
1. Complexe facturatiestructuren
Bedrijven in de sector verhuur & leasing hebben vaak flux complexe facturatiestructuur. Vaak ontvangt flux klant meerdere types:
- Periodieke facturen (wekelijks, maandelijks, jaarlijks, …) (bv. Abonnement)
- Eenmalige facturen (bv. Aankoop)
- Variabele kosten (bv. Betaling per verbruik)
- Vaste kosten (bv. Onderhoudskost)
Dit brengt verschillende uitdagingen met zich mee.
- Facturen moeten duidelijk genoeg zijn zodat de klant de factuur begrijpt.
- Een klant die vragen heeft, moet ergens terecht kunnen.
- Flows moeten flexibel genoeg zijn om om te gaan met verschillende facturen en moeten intelligent schakelen. Een klant die bv. Zijn maandelijkse factuur van 500 EUR betaalt maar 1 kleine factuur heeft openstaan, mag niet naar een invorderingspartner.
- Facturen zijn op verschillende manieren opgebouwd. Die data moet samengebracht worden en verwerkt worden.
Bovendien geldt: Hoe complexer de facturen, hoe meer vragen uw klantendienst zal ontvangen.
2. Veranderende wetgeving
Veranderende wetgeving dwingt uw opvolging ook om aanpasbaar te blijven. Recent dwong volgende wetgeving veel bedrijven tot wijzigingen in hun opvolging:
- PEPPOL voor B2B waarbij facturen verplicht via PEPPOL afgeleverd worden bij uw B2B klanten.
- WER XIX voor B2C waarbij het schadebeding via specifieke staffels moet berekend en gecommuniceerd moet worden aan uw B2C klanten. Ook de eerste herinneringscommunicaties zelf moeten een specifieke timing volgen en specifieke informatie bevatten.
- VOP, de verification of payee bemoeilijkt overschrijvingen en vraagt bijkomend nazicht.
3. Integraties tussen systemen
Alle informatie om een compleet dossierbeeld te hebben is vaak aanwezig, maar verspreid over verschillende bronsystemen. Denk maar aan:
- Informatie over het contract
- Contactinfo van de klant
- Verbruik
- Dossierhistoriek
- Betaalinformatie
Vaak spreken deze systemen niet met elkaar, waardoor waardevolle inzichten verloren gaan. Kwalitatieve klantsegmentatie is al helemaal geen optie. En dat is zonde, want de data bestaat.
4. Waterdicht debiteurenbeheer
Een standaardflow zorgt voor betaling van slechts een deel van de facturen. De grootste inspanning bij debiteurenbeheer is voornamelijk “omgaan met klanten die buiten de standaardflow vallen”.
Een goede opvolging bestaat daarom niet uit 1, maar uit meerdere flows. Zo zorgt u voor een opvolging die granulair is, op niveau van klantsegmenten. Verschillende parameters kunnen een flow helpen bepalen.
- Het openstaande bedrag, de DSO
- De geschiedenis van de klant
- Het type contract
Bovendien voorziet u op deze manier een antwoord op verschillende scenario’s.
- Persoonlijke situaties zoals schuldbemiddeling, overlijden, …
- Zakelijke situaties zoals faillissementen, gerechtelijke reorganisatie, ..;
5. Automatisering vs. Flexibiliteit
De afweging tussen automatisering en manuele tussenkomst is een evenwichtsoefening voor veel bedrijven. De beste strategie is om hier het principe van management by exception toe te passen, en enkel in te grijpen voor de uitzonderingen.
De brede stroom standaarddossiers volgt een van de vooral ingestelde, automatisch uitgevoerde flows. Klanten die hieruit vallen – omwille van een statusveranderen, een wijziging aan het bedrag, een betwisting, .. worden opgevangen door het credit control team.
6. Klanten gepast begeleiden
Een goede klantrelatie staat centraal in uw dienstverlening. Verschillende aandachtspunten zorgen ervoor dat u begrip toont voor uw klant en hem comfort biedt.
- Via betaalplannen stelt u zich flexibel op rond betaaltermijnen.
- Een persoonlijk portaal laat toe dat een klant zelf facturen opzoekt, nieuwe voorkeuren doorgeeft, betaalplannen opvraagt, …
- Een toegankelijke klantendienst die vragen over facturen snel en correct kan beantwoorden.
