Creditmanagement bij Forum Jobs: “Shift gemaakt naar proactief debiteurenbeheer”

Creditmanagement bij Forum Jobs: “Shift gemaakt naar proactief debiteurenbeheer”

Yana Vandekerkhove is sinds september 2020 aan de slag als Finance & Operations Manager bij Forum Jobs. Ze kwam er terecht binnen een organisatie met een stabiele klantenportefeuille en een nauwgezette debiteurenopvolging. “We zetten almaar meer in op tools die ons toelaten om mogelijke problemen te onderscheppen, nog voor ze zich nadrukkelijk manifesteren”, aldus de financiële duizendpoot.

U trad na vijf jaar bij de auditafdeling van Deloitte in dienst bij Forum Jobs. Wat typeert de sector op het vlak van creditmanagement?

Yana Vandekerkhove: “We betalen de lonen van onze uitzendkrachten wekelijks. Op hetzelfde moment sturen we de facturen naar onze klanten. We doen dus aan een vorm van voorfinanciering. Geraakt een klant in de problemen, dan lopen de gevolgen ook voor ons snel op. We hebben er dus alle belang bij de procedures rond creditmanagement en debiteurenbeheer op punt te zetten en betalingstermijnen te beperken.”

Procedures aangescherpt

Hoe signaleert Forum Jobs mogelijke probleemdossiers?

“We beschikken over een vaste klantenportefeuille met een mooie betalingshistoriek. De focus lag daarom vroeger vooral op de screening van de kredietwaardigheid en solvabiliteit van nieuwe klanten. We gingen vooral bij laattijdige betalingen tot actie over. Onder meer door de coronacrisis hebben we die procedures aangescherpt. We schakelden over naar een proactieve aanpak en implementeerden daartoe de nodige tools.”

Hoe werken die digitale tools voor debiteurenbeheer?

“Het verschil met vroeger is dat wij nu met monitoring werken. Dat houdt in dat wij meteen melding krijgen van significante wijzigingen in de financiële situatie of het betaalgedrag van onze bestaande klanten. We beschikken eveneens over geactualiseerde kredietrapporten die een brede waaier van parameters in ogenschouw nemen. Ook andere leveranciers voeden die tool. Ervaren zij betalingsproblemen bij onze klant, dan beïnvloedt dat mee het scoremodel dat we voor die onderneming hanteren. Een dagvaarding van de RSZ zet onze lampjes eveneens op oranje of rood. Op basis van die informatie kloppen we bij de klant aan. Dat gebeurt altijd op een constructieve en respectvolle manier. Vaak contacteerden ook andere leveranciers onze klant al om dezelfde reden.”

Wisselwerking tussen collectors en tools

Welke stappen volgt Forum Jobs bij laattijdige betalingen?

“Onze software omvat een geijkte procedure van herinneringen, aangetekende brieven en juridische stappen. We voorzien daarbij wel de nodige speelruimte. Een telefoongesprek vormt vaak nog altijd de aangewezen weg om samen een oplossing uit te werken. Forum Jobs kan rekenen op een uitstekende collector die de klant perfect aanvoelt. We proberen altijd begrip te tonen voor de situatie van de ondernemer, maar zien er tegelijk op toe dat ook onze belangen maximaal worden behartigd. Het komt erop aan een dossier niet los te laten en het contact op te drijven waar nodig.”

Datagedreven en gepersonaliseerd debiteurenbeheer

Welke invloed heeft de coronacrisis op het creditmanagement van Forum Jobs?

“De impact blijft vooralsnog gelukkig relatief beperkt. Dat hebben we te danken aan onze goede langetermijnrelaties met klanten. Onze proactieve aanpak werpt eveneens zijn vruchten af. Tegelijk voelen we dat onder meer onze horecaklanten moeilijke tijden beleven. We proberen elke sector en onderneming een eerlijke kans te geven, ook starters waarvan we op weinig tot geen historiek terugvallen.”

Betrekt u ook de salesafdeling in de procedures rond debiteurenbeheer?

“We proberen de mensen in onze kantoren maximaal te ontzorgen en debiteurenbeheer centraal in te richten. Soms is de inbreng van een commerciële medewerker aangewezen. Het gaat erom een optimale wisselwerking na te streven en aan te voelen waar die opvolging wenselijk is.”

Tsunami van digitale tools

In welke mate omarmen Forum Jobs en uw afdeling digitalisering?

“De uitzendbranche is en blijft een sector waar persoonlijk contact het verschil maakt. Ik beschouw digitale tools als een hulpmiddel om onze dienstverlening te optimaliseren en ons maximaal op onze kernactiviteiten toe te spitsen. Ook binnen onze branche ontstaat er een tsunami van nieuwe digitale tools. We staan open voor alle oplossingen die onze business vooruit stuwen en het werk van onze mensen vergemakkelijken. We betrekken onze teams ook zo veel mogelijk in dat proces. Hun feedback na een testfase geeft vaak de doorslag: biedt de tool een meerwaarde en is die gebruiksvriendelijk?”

Hoe verloopt de implementatie van digitale tools binnen de afdeling creditmanagement?

“Ik vind het belangrijk om onze tools maximaal te integreren. Het is perfect mogelijk dat je op een jaar tijd vijf nieuwe digitale hulpmiddelen introduceert. Je moet er daarbij rekening mee houden dat die implementatie enige stress bij je medewerkers kan teweegbrengen. Tools hebben uiteindelijk als doel het samenwerken gemakkelijker, sneller en aangenamer te maken, , maar hebben niet zelden tijdelijk het omgekeerde effect. De kunst bestaat er dus in om te kiezen voor oplossingen die zo veel als mogelijk mét en dus niet afzonderlijk van elkaar werken.”

Bijdrage aan de dromen van de ondernemer

Wat maakt van creditmanagement een boeiende discipline?

“Elke firma die je analyseert, kent een eigen verhaal. Door een dossier juist aan te voelen, sta je als een partner aan de zijde van je klant. Soms help je een onderneming doorheen een moeilijke periode en merk je dat die nadien een mooi groeiverhaal schrijft. Je probeert dus mee te stappen in de dromen van je klant en dat geeft je uiteraard een mooie stimulans.”

Yana Vandekerkhove

Yana Vandekerkhove

Finance & Operations Manager Forum Jobs

Risolto Logo

Hoe past Risolto Platform de ervaring van Yana Vandekerkhove toe?

Risolto Platform gebruikt orchestratie: Risolto fungeert hierbij als dirigent van je verschillende boekhoud- & facturatiesoftware.

Risolto geeft een duidelijk overzicht van openstaande, betaalde & achterstallige facturen, betalingen & interacties per klant.

Risolto voorziet verschillende oplossingen voor probleemdossiers, waaronder betaalplannen & Collect+.