BLOGPOST
5 signalen dat uw finance team te veel tijd verliest
Uw finance team is het kloppend hart van uw organisatie: facturen versturen, betalingen opvolgen, klanten te woord staan. Maar net dat team ziet u vaak het eerst vastlopen wanneer processen niet meer efficiënt verlopen. Herkenbaar? Dan verliest uw team wellicht meer tijd dan u denkt — tijd die u elders veel beter kan inzetten. Hieronder vindt u vijf signalen die daarop wijzen, en wat u eraan kan doen.
1. Op vaste tijden wordt uw team overspoeld door vragen.
Een factuurrun heeft als gevolg dat er bijzonder veel inkomende oproepen volgen. Het einde van het kwartaal nadert, en uw team wordt onrustig? Duidelijk het signaal dat ze meer ondersteuning nodig hebben om inkomende communicaties te verwerken, maar ook om ze beter te spreiden.
Denk aan het verspreiden van factuurruns over meerdere dagen in plaats van alles op één moment te versturen, of aan extra capaciteit voorzien net vóór die voorspelbare pieken. Wie de piekmomenten kent, kan zich er ook op voorbereiden.
2. Eindeloze discussies met klanten over facturen.
De veelbetekenende blik onder collega’s wanneer dié klant belt. Factuur onduidelijk, vragen over kosten, factuur niet gekregen, …
Duidelijke communicaties zijn de eerste verdediging tegen discussies met klanten.
Maar als die toch onvermijdelijk zijn: zorg ervoor dat klanten een self-servicemodule hebben en zorg voor triage bij inkomende oproepen. Zo belandt een eenvoudige vraag (“waar is mijn factuur?”) niet bij dezelfde medewerker als een complexe betwisting, en houdt u tijd over voor de dossiers die er echt toe doen.
3. Dezelfde dossiers blijven aanslepen.
De zucht wanneer het weer tijd is om het lijstje moeilijke dossiers te openen om op te volgen. Elke poging volgt hetzelfde patroon: uw klant en uw team zijn terechtgekomen in een loopgravenoorlog. Dat is heel frustrerend voor alle partijen en leidt niet tot een oplossing.
Een derde partij, zoals een invorderingspartner, kan hier een oplossing bieden. Die brengt niet enkel verse ogen in het dossier, maar ook een neutrale positie die de relatie tussen uw team en de klant ontzorgt, zodat die relatie voor de toekomst gevrijwaard blijft.
4. U hebt geen idee van de ROI van uw debiteurenbeheer.
Wat kost een onbetaalde factuur? Hoeveel tijd, energie en middelen investeert u per ongeïnde euro?
Zonder zicht op die cijfers stuurt u blind: u weet niet welke klanten, sectoren of factuurtypes het meeste tijd opslorpen, en dus ook niet waar bijsturen het meeste oplevert. Zet uw opvolging op scherp en stuur uw processen tijdig bij om uw opvolging optimaal rendabel te maken. Meten is hier weten.
5. Personeelsverloop belaagt uw team.
Uiteraard valt een bepaald personeelsverloop te verwachten in elk team. Maar wanneer collega’s te snel opbranden, loont het om kritisch naar uw processen te kijken. Een goede ondersteuning en het vermijden van zinloos repetitief werk verhoogt de tevredenheid van uw team. Mensen verkiezen zinvol werk en willen resultaat zien. Dus niet alleen zinloos werk vermijden, maar ook resultaat laten zien is belangrijk.
Wie voortdurend dezelfde e-mails typt, dezelfde discussies voert en nooit het gevoel krijgt vooruitgang te boeken, haakt sneller af. Investeer in uw financieel team: geef hen de tools en de ondersteuning om zich te focussen op wat er echt toe doet.
Conclusie
Het loont voor uw klanten, uw mensen en uw cijfers om uw processen zo efficiënt en rechtlijnig mogelijk te maken. Zo vermijdt u vermoeidheid, onnodige handelingen en zinloze uitgaven.
Herkent u meerdere van deze signalen in uw eigen organisatie? Dan is de kans groot dat een aantal gerichte ingrepen — van betere spreiding en triage tot externe ondersteuning bij vastgelopen dossiers — al snel een groot verschil maken. Benieuwd hoe dat er voor uw finance team concreet uitziet? Neem contact op met Risolto en we bekijken samen waar u vandaag al tijd en middelen kan winnen.
