BLOGPOST
Klant is koning: facturatie en debiteurenbeheer voor verhuur en leasing
Ontdek onze tips voor klantvriendelijk debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is een moeilijk evenwicht. Enerzijds wilt u uw DSO beperken, anderzijds wilt u ook uw klant behouden. Dat is bovendien des te meer het geval in een sector zoals verhuur of leasing. Een klant die klant blijft heeft meerdere facturen: een grotere kans op inkomsten, maar ook op verlies.
Toch zijn er technieken om uw DSO te beperken. Eentje ervan is inzetten op klantvriendelijkheid. We lichten hieronder toe hoe u daarbij best te werk gaat.
Maak het persoonlijk
-
Spreek uw klant persoonlijk aan.
Een persoonlijke aanspreking komt gerichter, vriendelijker en communicatief sterker over dan een algemene email. Zorgt ervoor dat uw communicaties duidelijk omschrijven welke diensten of goederen uw klant ontving.
-
Kies voor een multikanaal aanpak.
De juiste communicatie op het juiste moment is niet alleen kost-efficiënt, maar ook klantvriendelijk. Zo overlaadt u uw klanten niet met onnodige communicaties, maar contacteert u doelgericht via het voorkeurskanaal van de klant. Wanneer een bericht niet aankomt, bijvoorbeeld door een overvolle e-mailinbox, zorgt u voor een opvolgende communicatie in de vorm van een sms.
-
Contacteer persoonlijk waar nodig.
Hoe geautomatiseerd uw opvolging ook is: soms blijft een persoonlijk gesprek de enige manier om uit een patstelling te komen. Een telefonisch contact kan helpen om
Maak het eenvoudig
-
Verhoog het betaalgemak.
Dat doet u door moderne betaalwijzes aan te bieden, parallel aan de gekende systemen. Uiteraard blijft het zinvol om rekening te houden met uw doelgroep. Bedrijven factureren vanaf 2026 verplicht digitaal (via PEPPOL), klassieke overschrijvingsformulieren zijn hier dus minder interessant dan betaallinken en QR codes.
-
Zorg voor een duidelijke factuur, met heldere instructies.
Niet alleen zijn er een aantal zaken (zoals uw gegevens, omschrijving van dienst, ...) verplicht, zo weet uw klant meteen wat er verwacht wordt. Bovendien bent u in B2C context verplicht om een gratis eerste herinnering te sturen, met daar duidelijk op vermeld wat de betaaltermijn is en wat wat bijkomende kosten zijn die de klant dreigt te cumuleren.
-
Overweeg een payment splitter-systeem.
Meerdere rekeningnummers? Kies voor een payment-splitter. Hierdoor betaalt uw klant verschillende facturen op hetzelfde rekeningnummer, waarna de software deze correct doorstort naar de corresponderende rekeningen.
Maak het toegankelijk
-
Biedt uw klant betaalplannen aan.
Betaalplannen overtuigen vaak ook moeilijke betalers om toch mee te werken aan een oplossing. Ze verlagen de drempel om te betalen. U kan er uiteraard voor opteren om deze enkel op specifieke communicaties te laten zien, bijvoorbeeld bij bill shock of op de laatste aangetekende herinnering. Belangrijk wel dat u ook automatische opvolging van uw betaalplannen voorziet - zo zorgt u ook voor een makkelijke opvolging bij uw credit control team.
-
Laat uw klant aan selfservice doen.
Een gebruiksvriendelijk klantenportaal laat uw klanten toe om aan selfservice te doen. Facturen downloaden, nieuwe gegevens doorgeven, betaalplannen aanvragen en beheren, abonnementen beheren, ...
