BLOGPOST
7 Tips waar Exact gebruikers extatisch van worden.
Wie met Exact Online werkt, weet hoe waardevol een goed geoliede boekhouding is: facturen die kloppen, cijfers die up-to-date zijn, en een administratie die met een paar klikken overzichtelijk blijft. Maar net op het punt waar de boekhouding stopt begint voor veel ondernemingen het echte werk. Manueel bellen, mailen en herinneren kost tijd, voelt vaak onpersoonlijk aan, en zorgt er bovendien voor dat waardevolle cashflow langer op zich laat wachten dan nodig. Precies daar maakt de koppeling tussen Exact Online en Risolto het verschil.
Risolto bouwt verder op de gegevens die al in Exact Online zitten en voegt daar een laag slimme automatisering, opvolging en klantcommunicatie aan toe zonder dat u uw vertrouwde boekhoudomgeving moet verlaten. Het resultaat: minder administratieve rompslomp, snellere betalingen, en klanten die zich toch nog persoonlijk benaderd voelen.
We zetten graag enkele van die troeven op een rijtje. Dit zijn zeven tips die het leven van een Exact Online-gebruiker een stukje comfortabeler maken, en die meteen laten zien waarom steeds meer ondernemingen voor de koppeling Exact – Risolto kiezen.
1. Laat Risolto uw opvolging slim automatiseren.
Herinneringen versturen, betalingstermijnen bewaken, klanten tijdig contacteren: het zijn taken die nooit stoppen en die algauw een groot deel van de dag opslokken. Dankzij onze stevige laag kunstmatige intelligentie is het mogelijk om via Risolto communicatie en acties volledig te automatiseren, op basis van de facturatiegegevens die al in Exact Online staan.
Dat betekent niet dat u de controle uit handen geeft. U bepaalt zelf hoever de automatisering gaat: volledig automatisch laten verlopen, of net een menselijke check inbouwen voordat een herinnering of actie effectief vertrekt. Zo combineert u de snelheid en consistentie van automatisering met de nuance van een menselijke blik, telkens wanneer dat nodig is.
2. Gebruik tags om makkelijk klanten te groeperen.
Niet elke klant vraagt om dezelfde aanpak. Een trouwe klant met een tijdelijke betalingsachterstand verdient een andere toon dan een chronische wanbetaler, en een grote zakelijke relatie vraagt om een andere opvolging dan een eenmalige particuliere koper. Met Risolto kunnen klanten voorzien worden van tags waaraan bepaalde communicaties gekoppeld zijn.
Zo groepeert u klanten in traject op maat: de ene groep krijgt een vriendelijke herinnering per mail, de andere een meer directe opvolging via sms of telefoon. Deze tags maken het mogelijk om grote klantenbestanden toch persoonlijk en genuanceerd te blijven benaderen, zonder dat u voor elke klant apart een keuze moet maken.
3. Onze AI leert uit het betaalgedrag van uw klanten.
Elke klant heeft zijn eigen betaalritme. Sommigen betalen steevast op de vervaldag, anderen hebben net dat ene extra duwtje nodig. Klanten die beschikken over een zeker volume aan facturen laten onze AI toe om te leren uit dat historische betaalgedrag, en op basis daarvan de opvolging te optimaliseren.
Concreet betekent dit dat het systeem zelf leert welk medium, welke timing en welke toon bij een klant het beste werkt: de ene keer een zachte herinnering net voor de vervaldag, de andere keer een iets dwingendere boodschap kort na het verstrijken van de termijn. Hoe langer u met Risolto werkt, hoe scherper deze voorspellingen worden, en hoe efficiënter uw opvolgtraject.
4. Maak digitale betaalplannen en betaalbeloftes aan.
Niet elke klant kan of wil een factuur in één keer betalen, en dat is niet erg, zolang er duidelijke afspraken zijn. Dankzij Risolto maakt u makkelijker dan ooit betaalplannen aan, inclusief schadebeding en verwijlrente waar nodig, volledig digitaal en zonder eindeloze papieren heen-en-weer.
Waar dit vroeger vaak op losse afspraken of manueel opgevolgde Excel-bestanden neerkwam, bewaakt het platform nu automatisch of de afgesproken termijnen en bedragen effectief worden nageleefd. Wijkt een klant af van het plan, dan signaleert Risolto dit meteen, zodat u tijdig kunt bijsturen in plaats van pas bij de volgende boekhoudkundige controle te ontdekken dat een afspraak niet werd gerespecteerd.
5. Nooit meer verloren communicatie dankzij bounce management.
Een herinnering die nooit aankomt, is een herinnering die haar doel mist… En dat gebeurt vaker dan u denkt: door verkeerde of verouderde e-mailadressen. Risolto vangt dit soort problemen op: komt een e-mail niet aan, dan wordt deze automatisch omgezet naar een sms of een brief, zodat de boodschap uw klant toch bereikt.
Bovendien houdt Risolto voor elke klant nauwkeurig bij hoe de communicatie is verlopen: is het bericht effectief afgeleverd, en heeft de klant het zelfs geopend? Zo verliest u nooit meer het overzicht over wie welke herinnering wel of niet ontvangen heeft, en kunt u daar gericht op inspelen.
6. Stuur eenvoudige betaaloverzichten via Risolto.
Klanten die door de bomen het bos niet meer zien wanneer het op meerdere openstaande facturen aankomt, betalen doorgaans trager — niet uit onwil, maar uit onduidelijkheid. Via Risolto is het nu eenvoudiger dan ooit om uw klant een helder en overzichtelijk betaaloverzicht te sturen.
In één duidelijk overzicht ziet uw klant precies welke facturen nog openstaan, voor welk bedrag, en tegen welke datum. Die transparantie werkt in twee richtingen: uw klant weet perfect waar hij aan toe is, en u vermindert het aantal vragen en discussies over de stand van zaken aanzienlijk.
7. Speel korter op de bal dankzij onze invorderingspartners.
Soms lopen herinneringen en betaalafspraken op niets uit, en is een volgende stap nodig. Ook daarvoor kan u rekenen op Risolto. Via onze Risolto Collect+ diensten doet u rechtstreeks beroep op onze invorderingspartners.
Zij bieden oplossingen op maat, van onderhandelde minnelijke schikkingen over solvabiliteitsonderzoeken tot, indien nodig, gerechtelijke procedures.
Zo blijft het volledige opvolgtraject — van de eerste vriendelijke herinnering tot de laatste juridische stap — in één en dezelfde omgeving samengebracht, zonder dat u van platform moet wisselen of dossiers handmatig moet overdragen.
