Risolto's 10 tips voor uw onbetaalde facturen.
Ontdek onze tips voor uw onbetaalde facturen.
Maak uw facturen zo duidelijk mogelijk.
Zorg ervoor dat uw factuur meteen duidelijk maakt wat u van uw klant verwacht – welk bedrag, te betalen op welke rekening, met welke mededeling en ten laatste tegen welke datum. Hoe duidelijker uw factuur, hoe minder misverstanden (en betwistingen).
Hou de Lifetime Customer Value in het oog.
Geen twee klanten zijn hetzelfde – wanneer een klant systematisch niet betaalt, wordt die logischerwijze op een andere manier aangesproken dan een goede betaler die eenmalig een factuur vergat te betalen. Kijk naar de trends, en niet naar de momentopname. Bovendien is het zeer belangrijk om tijdig in te grijpen wanneer uw klant systematisch niet betaalt – vaak een teken aan de wand van naderend financieel onheil.
Maak het uw klant zo eenvoudig mogelijk om te betalen.
Zowel B2B als B2C klanten zijn inmiddels gewoon om te betalen via QR code of betaallink. Mogelijks biedt uw gebruikte facturatiesoftware deze optie reeds aan? Digitaal betaalgemak is de eenvoudigste manier om de betaaldrempel te verlagen.
Neem uw algemene voorwaarden onder de loep.
Vaak zijn ze – onterecht – een bijgedachte, of snel-snel opgesteld: de algemene voorwaarden. Toch bakenen ze een duidelijk kader af voor zowel uzelf als uw klant. Beschouw ze al een extra ingebouwde veiligheid voor onbetaalde facturen. Indien uw klant niet betaald, zijn de spelregels meteen duidelijk.
Hou een vinger aan de pols met regelmatig en persoonlijk contact.
Regelmatig, persoonlijk contact zorgt ervoor dat uw klant u minder gemakkelijk uit het oog verliest. Langs uw kant geeft het uw onderneming meer contactmomenten, waardoor u makkelijker en vriendelijke kan rappelleren.
Wees flexibel voor klanten die het nodig hebben.
Stel proactief betaalplannen voor wanneer een klant aangeeft betaalmoeilijkheden te hebben. Deze flexibiliteit wordt zeker gewaardeerd door uw klant, maar ook langs uw kant heeft het voordelen. De kans is groter dat u op deze manier de factuur (op zijn minst deels) betaald krijgt, dan zonder flexibiliteit.
Zorg ervoor dat u bereikbaar bent - via meerdere kanalen.
Vaak zijn klanten niet afkerig van dialoog, maar ervaren ze moeilijkheden om in contact te treden met de onderneming waar ze onbetaalde facturen hebben. Zorg ervoor dat u bereikbaar bent op verschillende manieren en tracht elke communicatiepoging van uw klant op te vangen.
Kijk kritisch naar uw interne opvolging.
Misschien bent u zich reeds bewust van specifieke pijnpunten of leemtes? Het loont om bestaande processen regelmatig te herevalueren. Misschien is het een mogelijkheid om bepaalde zaken te digitaliseren of te automatiseren? Of heeft uw team baat bij het uitbesteden van bepaalde procedures? Graag uw opvolgingsproces doornemen met onze experten? Neem contact op met ons!
Zorg voor een kort traject tussen het afpunten en opvolgen.
Vermijd onnodige communicaties – zorg voor een zo kort mogelijk traject tussen uw rekening, de boekhouding en de opvolging. Zo zorgt u ervoor dat klanten die reeds betaald hebben, niet een tweede (of derde) maal aangemaand worden en spaart u tijd en moeite voor uw team.
Kies voor een ervaren partner.
We zijn er ons ten volle van bewust dat een aantal van deze tips niet voor elke onderneming even haalbaar zijn – of toch tenminste niet alleen. Kies daarvoor voor een ervaren partner, die ondersteuning kan bieden doorheen het volledige traject.
