BLOGPOST

Van factuur tot betaling: slim opvolgen van onbetaalde facturen zonder klantrelatie te schaden

Via een succesvolle klantenreis uw omzet verhogen

De klantreis of  “customer journey” beschrijft de ervaring van een gebruiker rond een merk, product, dienst, … Vaak wordt deze reis vertaald naar 5 stappen:

  • “Awareness” of bewustwording
  • “Consideration” of overweging
  • “Purchase” of aankoop
  • “Retention” of behoud
  • “Loyalty” of trouw

Wanneer deze stappen succesvol doorlopen zijn, houdt u er al onderneming een trouwe klant aan over. Dat heeft uiteraard verschillende voordelen: niet alleen is het makkelijker om aan deze klant nogmaals te verkopen, ook de positieve reclame die tevreden klanten uitdragen, zorgen voor verdere verkoop. Een positieve klantenreis zorgt op die manier voor een hogere omzet. 

Als onderneming kan u deze klantenreis positief beïnvloeden door middel van contactpunten. Elk onderdeel heeft typerende contactpunten, die vaak de verantwoordelijkheid van uw marketing-, sales- of supportteam zijn. Zo zorgt uw marketingteam voor een contact in de “Awareness” of bewustwordingsfase door middel van advertenties. Uw verkoopsteam zorgt voor telefonisch contact in de fase “Consideration”.

Een contactpunt dat echter vaak vergeten wordt is facturatie. Hier komen sales, marketing of support niet aan te pas, maar wel uw administratief team of boekhouding. Uw boekhouding heeft vaak meerdere contactpunten met uw klanten:

  • Het verzenden van de factuur
  • Het beantwoorden van vragen
  • Het opvolgen van onbetaalde facturen

Voor veel ondernemingen is facturatie vaak een bijgedachte en een noodzakelijk kwaad. Toch blijkt dat door deze van in het begin goed aan te pakken, u uw ondernemening kosten uitspaart. We lichten hieronder enkele best practices toe.

Goed verzonden is half gewonnen: best practices

Particulier of professional: iedereen heeft al te maken gekregen met klantonvriendelijke facturen. Veelvoorkomende ergernissen zijn:

  • Incorrecte factuur
  • Verkeerde aflevering
  • Discrepantie tussen offerte en factuur
  • Onduidelijke factuur

Kortom: zaken die eigenlijk van in het begin vermeden kunnen worden. We geven u vanuit onze eigen ervaring en die van onze klanten alvast enkele best practices.

  • Zorg voor een duidelijke factuur

    Dit omvat een voldoende duidelijke omschrijving van het geleverde product of dienst, alle noodzakelijke gegevens van uw bedrijf, contactgegevens in geval van vragen of betwisting, ...

  • Zorg voor een juiste aflevering

    De meest efficiënte manier is via de voorkeuren van uw klant. Zo verhoogt u de kans dat uw klant de factuur effectief onder ogen krijgt. In geval van B2B levert u sinds 2026 af in PEPPOL. Dit is echter geen garantie op een succesvolle aflevering. Bounce management of duaal afleveren is hier een oplossing.

  • Zorg voor betaalgemak

    Duidelijke betaalinstructies, een QR code of betaallink in de bijhorende communicatie zorgen ervoor dat betalen laagdrempelig wordt. Uw klant hoeft niet te zoeken naar het juiste rekeningnummer, of een gestructureerde mededeling manueel invoeren.

Communicatie is de sleutel tot elke relatie

Wanbetaling ontstaat meestal niet uit onwil om te betalen. Waarom blijft uw factuur dan onbetaald? De snelste manier om hier een antwoord op te krijgen, is in communicatie treden met uw klant. Aanspreekbaar zijn, verhoogt ook de kans dat uw klant zelf het initiatief neemt en het gesprek start. 

  • Een interactief klantenportaal

    Een klantenportaal biedt autonomie: klanten kunnen zelf facturen opvragen, contactgegevens aanpassen en betaalplannen aanvragen. Het is 24/7 beschikbaar.

  • Een chatbot

    Een chatbot vormt een eerstelijnscontact om veelvoorkomende vragen te beantwoorden.

  • Telefonisch contact

    Soms is een gesprek van persoon tot persoon de enige optie om een werkbare oplossing te vinden.

Een gewaarschuwde klant is er twee waard

Tijdens het opvolgen van uw facturen uw klant op een correcte manier informeren, waarschuwen en bijsturen. 

  • Een wetsconforme eerste herinnering

    In het bijzonder voor B2C klanten werd de wetgeving aangescherpt met WER XIX. Zorg voor een conforme eerste herinnering, zo is uw klant goed geïnformeerd over zijn situatie en mogelijke bijkomende kosten in geval van wanbetaling.

  • Zorg voor duidelijke en correcte algemene voorwaarden

    Stel algemene voorwaarden op volgens de huidige regelgeving.

  • Pre-herinneringen geven tijdige waarschuwingen

    Automatische pre-herinneringen zorgen ervoor dat uw klant weet wat er op hem/haar afkomt. Een preherinnering kan bestaan uit een eenvoudige sms: een kort contactmoment, doelgericht en efficiënt.

Ontdek hoe Risolto uw klantrelatie kan versterken: neem deel aan onze webinar

Introductie tot Risolto

Tijdens ons webinar laten onze experten zien hoe onze klanten op een efficiënte en klantvriendelijke manier hun facturen verzenden én opvolgen. 

Schrijf nu in!
Getagged