Debiteurenbeheer in de uitzendsector: een delicate evenwichtsoefening
Debiteurenbeheer in de uitzendsector: een delicate evenwichtsoefening
Als uitzendkantoor wilt u uw facturen tijdig innen, zonder uw klantenrelatie in het gedrang te brengen. Dat betekent vaak balanceren op een slappe koord. Joannes Verbeke, CEO van Risolto, verduidelijkt waarom het vandaag meer dan ooit belangrijk is om uw debiteurenbeheer op punt te zetten en hoe een datagedreven en gepersonaliseerde aanpak daarbij het verschil maakt.
Welk effect heeft de coronacrisis op het credit management binnen de uitzendsector?
Joannes Verbeke: “Ik zie een tweeledige impact. Veel kmo’s proberen om hun cadans terug te vinden. Ze focussen op het herstellen of zelfs heroriënteren van hun business. Daardoor dreigt de financiële administratie naar het achterplan te verdwijnen. Dat brengt voor het uitzendkantoor de nood aan een striktere opvolging met zich mee. Daarnaast kan de sector niet langer terugvallen op handelsinformatie van de voorbije jaren, aangezien de solvabiliteit en buffer er nu vaak totaal anders uitzien. Je vaart op dat vlak dus grotendeels blind.”
Hoe kan de sector dan mogelijke problemen detecteren?
“De uitzendsector heeft als belangrijk voordeel dat ze veelal op weekbasis factureert. Dat maakt het mogelijk om afwijkingen snel te lokaliseren. Merk je dat de klant plots één tot enkele dagen later betaalt of dat de inning van zijn maandfacturen vertraging oploopt, dan wijst dat op een grotere nonchalance van de klant of op solvabiliteitsproblemen. In beide gevallen is verdere actie vereist.”
Segment of one
Hoe moet het uitzendkantoor daar mee omgaan?
“Een transparante en persoonlijke communicatie is cruciaal. Het valt niet aan te raden om te snel een advocaat of een incassobureau in te schakelen. Op die manier blaas je de klantenrelatie op en klopt de kmo bij een andere uitzendspeler aan. Je moet dus eerst nagaan waar de oorzaak van het betalingsprobleem zich bevindt. Gaat het om een tijdelijk cashflowprobleem, in een sector die door de coronamaatregelen is getroffen, dan loont het om met de klant te praten en bijvoorbeeld een afbetalingsplan uit te werken. Wanneer je die soepelheid aan de dag legt, hoor je evenwel nog korter op de bal te spelen. Geen enkel uitzendkantoor kan het zich veroorloven lonen te betalen en die niet te recupereren.”
In hoeverre heeft automatisering op het vlak van debiteurenbeheer haar weg al gevonden in de uitzendsector?
“De meeste uitzendkantoren maken al gebruik van een zekere vorm van digitalisering, bijvoorbeeld via automatisch gegenereerde e-mails en sms’en. Het probleem dat zich daarbij stelt, is de te grote mate van standaardisatie. Traditioneel delen organisaties hun klanten op in segmenten. Ze benaderen elke klant binnen die indeling op dezelfde manier en versturen betalingsherinneringen in batch. Idealiter creëer je echter een segment of one en benader je iedere klant op basis van zijn specifieke behoeftes.”
Datagedreven en gepersonaliseerd debiteurenbeheer
Hoe speelt Risolto dat concreet klaar?
“Het Risolto-platform registreert het volledige traject vanaf het verzenden van de facturen en reikt de ideale inningsflow aan. Onze software leert je onder meer op welke dag en tijdstip de klant jouw factuur bekijkt en welke betaalmethodes succesvol blijken. Je verneemt op die manier bijvoorbeeld dat een horecaondernemer tijdens zijn shift zelden tot betalingen overgaat, maar ’s namiddags doorgaans wel snel een overschrijving uitvoert via een betalingsapp. Op zonnige dagen draait het terras goed en verloopt de communicatie beter ’s ochtends of na de avondshift. Registreert ons platform dat een andere debiteur doorgaans snel reageert na een eerste sms-herinnering, dan kan je die sms de volgende maand een dag vroeger versturen. Risolto zorgt er dus voor dat je jouw centen sneller ontvangt en verbetert in één beweging de klantenrelatie, aangezien je de ondernemer aanspreekt op de momenten en via de kanalen die hij verkiest. Artificiële intelligentie zorgt er bovendien voor dat het platform blijft bijleren over jouw debiteuren en de vorderingen dynamisch aanstuurt.”
Hoe verloopt de wisselwerking tussen het Risolto-platform en de debiteurbeheerder van het uitzendkantoor?
“Het uitzendkantoor bepaalt zelf de graad van autonomie. Risolto biedt continu inzicht en genereert waarschuwingen bij afwijkende patronen. Daar kan je zelf mee aan de slag, maar evengoed is het mogelijk om het volledige credit management aan ons toe te vertrouwen. Dan voeren wij in jouw naam de communicatie met de debiteuren. Met onze ervaring in tal van branches, onze efficiëntie en klantgerichtheid hanteren onze specialisten steeds de juiste tone of voice.”
Debiteurenbeheer als factor voor klanttevredenheid
Wanbetalers vormen slechts een beperkt deel van de klantenportefeuille. Is het wel aangewezen om daarin te investeren?
“Veel bedrijven zetten in op de automatisering van hun verkoopprocessen en nemen zich voor om de optimalisatie van het debiteurenbeheer later aan te pakken. In realiteit verandert er evenwel weinig tot niets en loopt het totale bedrag van de wanbetalingen op. Dat weegt dus zwaarder door dan je initieel denkt. Risolto werkt via een pay for perfomance-model, de klant betaalt enkel wanneer onze procedure voor hem resultaten oplevert. Maar minstens even belangrijk is de klantenervaring. Een persoonlijke aanpak, met een benadering op het meest geschikte moment en via het geprefereerde kanaal, geeft de ondernemer het gevoel dat je met hem meedenkt. En dat vormt vandaag net de basis van een duurzame langetermijnrelatie.”
Wilt u weten hoe Risolto het debiteurenbeheer van uw kantoor optimaliseert? Neem dan contact met ons op!
